Да легко!
Человек, принимающий такое решение фиксирует в системе все обстоятельства, на основании которых решение принято. ФИО пассажира, его данные, контакты, описание ситуации, дата, имена свидетелей (например, операторов на стойках, общавшихся с клиентом).
Уведомление о таком нестандартном кейсе поступает (допустим) в службу безопасности компании. Сотрудник СБ (на следующий день) проверяет обстоятельства и выясняет, что да, такой пакс летел, да, он летел и на том злополучном рейсе. Да, его багаж в Мурманск так и не отправили. Можно посмотреть логи активности учетной записи сотрудника - проверял ли он истрию полётов пассажира?
Бинго, решение принято обоснованно, компанию никто не обворовал.